目視化管理(Visual Management)和5S是精益生產(chǎn)和六西格瑪管理理念的基礎(chǔ)。

　　目視化管理是一種以視覺方式傳達(dá)期望、績效、標(biāo)準(zhǔn)或警告的方法，不需要或很少需要事先培訓(xùn)就能解釋。你可能在工作場所，特別是工廠的背景下聽說過這個(gè)詞，但實(shí)際上它被用于各種日常場景中。

　　5S是現(xiàn)場管理的基本方法，定置管理和目視管理可說是5S的中一部分內(nèi)容，側(cè)重點(diǎn)不同，也有重合。

　　定置管理：側(cè)重于物品的擺放方式，取放的時(shí)候放在哪、怎么放等。

　　一、辦公室5S管理內(nèi)容

　　(一)桌面位置擺放規(guī)范(二)辦公桌抽屜整理規(guī)范(三)5S管理制度檢查表(四)辦公區(qū)工作紀(jì)律規(guī)定(五)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理(六)辦公室安全管理以下就這六個(gè)方面的5S管理要求和操作作一介紹，這里結(jié)合辦公環(huán)境特點(diǎn)對原標(biāo)準(zhǔn)作了一些改動(dòng)，因?yàn)樵瓨?biāo)準(zhǔn)更適合生產(chǎn)現(xiàn)場而不是辦公環(huán)境。

　　二、五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)

　　(一)整理

　　定義：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場只保留必需的物品，根據(jù)需要的頻率安排擺放位置。

　　目的：①改善工作環(huán)境和增加工作面積;②現(xiàn)場無雜物，行道通暢，提高工作效率;③減少磕碰的機(jī)會(huì)，保障安全，提高質(zhì)量;④消除管理上的混放等差錯(cuò)事故，便于資料查找;⑤有利于減少庫存量，節(jié)約資金;⑥改變作風(fēng)，提高工作情緒。

　　做法：把要與不要的物品分開，再將不需要的物品加以處理(注意密級文件按有關(guān)制度處理)。建立公共資料柜，將大家都需要的資料共同存放并按業(yè)務(wù)分類，專人負(fù)責(zé)建立文檔借閱登記管理。對辦公現(xiàn)場的現(xiàn)實(shí)擺放和停滯的各種物品進(jìn)行分類，區(qū)分什么是現(xiàn)場需要的，什么是現(xiàn)場不需要的。對于辦公室里各個(gè)工位或設(shè)備的前后、通道左右以及辦公室的各個(gè)死角，都要徹底搜尋和清理，達(dá)到現(xiàn)場無不用之物。工位擺放要整體安排，做到便于走動(dòng)、便于采光、便于減少不必要的相互干擾，又盡量安排緊湊節(jié)約空間，留出接待來訪的空間。盡可能布置一些環(huán)保、養(yǎng)護(hù)方便、美觀的花草。墻面布置也要本著看板管理、賞心悅目的原則進(jìn)行設(shè)計(jì)。

　　(二)整頓

　　定義：必需品依規(guī)定定位、按標(biāo)準(zhǔn)擺放，整齊有序，明確標(biāo)示。目的：不浪費(fèi)時(shí)間尋找物品，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，保障安全。做法：把需要的物品加以定量、定位。通過前一步整理后，對現(xiàn)場需要留下的物品進(jìn)行科學(xué)合理的布置和擺放，以便能用最快的速度取得所需之物，在最有效的規(guī)章、制度和最簡潔的流程下完成作業(yè)。

　　要點(diǎn)：①物品擺放要有固定的地點(diǎn)和區(qū)域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯(cuò)。②物品擺放地點(diǎn)要科學(xué)合理。例如，根據(jù)物品使用的頻率，經(jīng)常使用的東西應(yīng)放得近些，偶爾使用或不常使用的東西則應(yīng)放得遠(yuǎn)些。③物品擺放目視化，使定量裝載的物品做到過目知數(shù)，擺放不同物品的區(qū)域采用不同的色彩和標(biāo)記加以區(qū)別。例如：鑰匙有很多把，如何快速找到所需鑰匙，就需要進(jìn)行標(biāo)示或按類分組;再例如：文件、資料、報(bào)告、報(bào)紙雜志等要分類擺放，并按重要程度、使用頻率區(qū)別擺放，應(yīng)按年度建立文檔目錄;再例如：公共資料柜應(yīng)在單位內(nèi)部建立統(tǒng)一擺放標(biāo)準(zhǔn);再例如：電源、設(shè)備線路等要由專業(yè)人員統(tǒng)一規(guī)范布置，并要求所有人掌握設(shè)備、電源等安全使用知識，最后一個(gè)離開辦公室的人要做到關(guān)閉所有電源、關(guān)閉所有窗戶等。

　　(三)清掃

　　定義：清除現(xiàn)場內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的廢氣物品及垃圾。

　　目的：清除“臟污”，保持現(xiàn)場干凈、明亮，使人心情愉悅。

　　做法：去除工作場所污垢，定期按規(guī)定處理不需要的雜物、文檔、書籍、報(bào)紙、雜志等。

　　要點(diǎn)：①自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人。②公共設(shè)備使用要注意掌握操作規(guī)范，由專人負(fù)責(zé)保養(yǎng)。③清掃也是為了改善。除了自己要負(fù)責(zé)自己辦公桌及設(shè)備的清掃外，也要自覺維護(hù)公共環(huán)境的整潔，對于面積不大的辦公室，所有人都應(yīng)承擔(dān)公共區(qū)域的清掃，對于辦公面積較大的開放式辦公環(huán)境，可以安排專門保潔人員清掃，但每個(gè)人必須注意個(gè)人文檔資料及個(gè)人物品的保管。

　　(四)清潔

　　定義：將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。目的：認(rèn)真維護(hù)并堅(jiān)持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態(tài)。

　　做法：通過對整理、整頓、清掃活動(dòng)的堅(jiān)持與深入，消除發(fā)生安全事故的根源，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使職工能愉快地工作并提高工作效率，保障工作質(zhì)量。

　　要點(diǎn)：①辦公環(huán)境不僅要整齊，而且要做到清潔衛(wèi)生，保證職工身心健康，提高職工工作熱情;②不僅物品要清潔，而且職工本身也要做到清潔，如衣服或工裝要清潔，儀表要整潔，及時(shí)理發(fā)、刮須、修指甲、洗澡等;③職工不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，待人要講禮貌、要尊重別人;④要使環(huán)境不受污染，進(jìn)一步消除渾濁的空氣、粉塵、噪音和污染源，消滅職業(yè)病。

　　(五)素養(yǎng)

　　定義：人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，使每個(gè)人都成為有教養(yǎng)的人。

　　目的：提升“人的品質(zhì)”，培養(yǎng)對任何工作都講究認(rèn)真的人。

　　做法：努力提高人員的自身修養(yǎng)，使人員養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，是5S活動(dòng)的核心。良好習(xí)慣的養(yǎng)成要做到：①明確要求，每個(gè)人都知道應(yīng)該怎么干;②要示范，有標(biāo)桿，有榜樣;③要有檢查，有制度，有要求;④要持之以恒，堅(jiān)持不懈。